Arrangera framgångsrika företagsevents

Effektiv planering av möten och evenemang

Ofta beror ett företags framgång på detaljerna. Vi har tips och idéer till dig som gör organiseringen av möten, mässor, presentationer, konferenser osv. lättare.

Att planera möten kan vara en stressande upplevelse. Utöver inbjudningar och namnskyltar finns det också andra saker att hålla reda på. Har du kommit ihåg allt? Med lite hjälp från Avery går mötesplaneringen som en dans. Vi ger dig en enkel och överskådlig guide till hur du ska ta dig an det hela.

Arrangera framgångsrika företagsevents
Arrangera framgångsrika företagsevents

Den framgångsrika starten

Gör ett bra första intryck med professionella namnskyltar

Åh, vad är det nu hon heter? Det är bara så mycket lättare när alla deltagare har namnskyltar. Våra självhäftande namnetiketter är perfekta för ett gott intryck från början när gästerna anländer. De fäster ordentligt på mötesdeltagarnas skjortor och blusar och kan naturligtvis lätt tas bort utan att lämna limrester eller skada tyget.

Så allt du behöver är en lista över de gäster du väntar. Etiketterna designas i förväg med vårt gratisprogram online, och skrivs ut på din laserskrivare. Om en oväntad gäst dyker upp behöver du inte oroa dig, personens namn kan skrivas på namnetiketten med en permanent märkpenna. På detta sätt får evenemanget en bra början med professionella namnskyltar till alla gäster.

Komplett guide till effektiv mötesplanering

Professionell in i minsta detalj

Skapa personliga mappar och foldrar

Ett annat bra tips för att ge ditt evenemang en extra professionell touch är att ha samma design på allt material som distribueras i samband med eventet. Därmed säkerställer du att det finns en röd tråd genom hela evenemanget.

Det är lätt att skapa till exempel en generisk mapp, ett block eller liknande med en etikett: Gör etiketten i samma design som inbjudan du skickade ut till eventet. Vårt gratis online-program har massor av professionella mallar som kan hjälpa dig att skapa en vacker och genomgående look på alla material. Infoga ditt företags logotyp och lägg till grafik och information om det aktuella eventet. Sätt sedan etiketten på allt material som deltagarna får, så att du ger ett professionellt intryck av ditt evenemang från början till slut.

Kom ihåg allt!

Kom ihåg allt!

Checklista för planering av ditt nästa företagsevent

Fastställ målet för mötet/evenemanget:

  • Fastställ målgrupp och sammanställ gästlistan
  • Välj mötets/evenemangets namn och logotyp Bestäm datum och möjliga platser
  • Gör en preliminär dagordning med de punkter som ska behandlas
  • Sätt tidpunkter inkl. start- och sluttid för varje dag
  • Sätt en budget och granska och utvärdera finansieringsmöjligheterna  

Plats:

  • Definiera antalet gäster
  • Undersök och jämför olika platser (hotell, konferensanläggningar och restauranger osv.)
  • Jämför priser
  • Undersök alternativ för mat, dryck, tilltugg osv.
  • Kontrollera lokala storlekar och möjliga bordsuppställningar
  • Gå igenom alla faciliteter inkl. scen, bord till priser/premier, informationsdisk, omklädningsrum, lager och pressrum
  • Kontrollera tillgänglighet av audiovisuell utrustning och testa den
  • Undersök alternativ för dekoration av lokalen och borden
  • Kontrollera de områden där gästerna uppehåller sig på rasterna
  • Undersök transportmöjligheter till/från platsen och parkeringsmöjligheter
  • Om det är ett utomhusevenemang: Undersök alternativ i händelse av dåligt väder
  • Bestäm slutlig plats och bekräfta datum och priser
  • Utforma ett avtal som inkluderar alla detaljer  

Program:

  • Utarbeta en detaljerad dagordning med tid för varje enskilt ämne
  • Hitta en värd som kan ge välkomsttal, introducera föreläsarna och hålla avslutningstalet
  • Planera raster och eventuell underhållning  

Föreläsare/talare:

  • Gör en lista över potentiella talare – både internt och externt
  • Ta kontakt med potentiella talare för att diskutera ramar och villkor
  • Besluta vem som ska tala
  • Utforma och skriv under kontrakt
  • Fråga om de behöver särskild utrustning och beställ denna
  • Gör namnskyltar till föreläsarna. Använd eventuellt Averys utskrivbara namnskyltar – de kan snabbt och enkelt designas och skrivas ut på din egen skrivare
  • Förbered mallen till presentationen – i företagets design
  • Bestäm deadline för när föreläsarna ska skicka sina presentationer Samla alla presentationer och spara en extra kopia, till exempel på ett USB-minne
  • Ordna boende och hjälp med att arrangera pubverksamhet under evenemanget
  • Kom ihåg eventuella tackgåvor till föreläsarna   

Inbjudningar:

  • Skapa en databas över alla adresser
  • Designa professionella adressetiketter med företagets logotyp. Det är lätt gjort med Avery® adressetiketter och tillhörande gratisprogramvara
  • Skriv ut och skicka inbjudningar
  • Gör uppföljningsbrev och planera uppringningar

Inbjudningarna bör innehålla:

  • Företagets logotyp
  • Evenemangets namn och annan branding av evenemanget
  • Start- och slutdatum samt tid
  • Plats med fullständig adress och vägbeskrivning inkl. parkering och offentliga transportmöjligheter
  • Dagordning med detaljer om föreläsare/talare
  • Eventuell klädkod
  • Pris för deltagande samt avbeställningsregler
  • Information om boende och måltider
  • Bokningsdetaljer med deadline
  • Kontakt vid frågor  

Dokument till deltagarna:

  • Gör namnskyltar i företagets design som visar deltagarens namn, titel och företag. Dessa görs på några minuter med Avery namnskyltar och programvara
  • Förbered professionella och strukturerade dokument
  • Skriv ut presentationer, produktkataloger, deltagarlistor och utvärderingsformulär
  • Sätt det i en mapp eller pärm, använd Avery ryggetiketter för att skriva ut evenemangets namn och logotyp och sätt det på mappen eller pärmen
  • Skriv ut överskådliga register och flikar med Avery IndeksMaker™ eller Ready Index™ – Det hela designas och skrivs enkelt ut med Avery Design & Print
  • Köp eventuellt gåvor eller reklampresenter  

Utrustning:

  • Se till att all utrustning finns tillgänglig, inkl. bärbar dator, projektor/skärm, ljudanläggning med fjärrkontroll, mikrofoner, internetanslutning osv.
  • Papper och skrivredskap till deltagarna
  • Flipcharts/Whiteboard
Avery Design & Print - Designa och skriv ut med gratis programvara

Avery Design & Print

Designa och skriv ut dina etiketter snabbt och enkelt med vår gratis programvara.

Massor av gratis mallar och clipart.
Avery kundservice

Kundtjänst

Har du frågor?

Ring eller skriv till kundtjänst. Vi är redo att hjälpa dig!