Arrangera framgångsrika företagsevents

Effektiv planering av möten och evenemang

Ofta beror ett företags framgång på detaljerna. Vi har tips och idéer till dig som gör organiseringen av möten, mässor, presentationer, konferenser osv. lättare.

Att planera möten kan vara en stressande upplevelse. Utöver inbjudningar och namnskyltar finns det också andra saker att hålla reda på. Har du kommit ihåg allt? Med lite hjälp från Avery går mötesplaneringen som en dans. Vi ger dig en enkel och överskådlig guide till hur du ska ta dig an det hela.

Den framgångsrika starten

Gör ett bra första intryck med professionella namnskyltar

Åh, vad är det nu hon heter? Det är bara så mycket lättare när alla deltagare har namnskyltar. Våra självhäftande namnetiketter är perfekta för ett gott intryck från början när gästerna anländer. De fäster ordentligt på mötesdeltagarnas skjortor och blusar och kan naturligtvis lätt tas bort utan att lämna limrester eller skada tyget.

Så allt du behöver är en lista över de gäster du väntar. Etiketterna designas i förväg med vårt gratisprogram online, och skrivs ut på din laserskrivare. Om en oväntad gäst dyker upp behöver du inte oroa dig, personens namn kan skrivas på namnetiketten med en permanent märkpenna. På detta sätt får evenemanget en bra början med professionella namnskyltar till alla gäster.

Komplett guide till effektiv mötesplanering

Professionell in i minsta detalj

Skapa personliga mappar och foldrar

Ett annat bra tips för att ge ditt evenemang en extra professionell touch är att ha samma design på allt material som distribueras i samband med eventet. Därmed säkerställer du att det finns en röd tråd genom hela evenemanget.

Det är lätt att skapa till exempel en generisk mapp, ett block eller liknande med en etikett: Gör etiketten i samma design som inbjudan du skickade ut till eventet. Vårt gratis online-program har massor av professionella mallar som kan hjälpa dig att skapa en vacker och genomgående look på alla material. Infoga ditt företags logotyp och lägg till grafik och information om det aktuella eventet. Sätt sedan etiketten på allt material som deltagarna får, så att du ger ett professionellt intryck av ditt evenemang från början till slut.

Kom ihåg allt!

Checklista för planering av ditt nästa företagsevent

Fastställ målet för mötet/evenemanget:

Fastställ målgrupp och sammanställ gästlistan
Välj mötets/evenemangets namn och logotyp Bestäm datum och möjliga platser
Gör en preliminär dagordning med de punkter som ska behandlas
Sätt tidpunkter inkl. start- och sluttid för varje dag
Sätt en budget och granska och utvärdera finansieringsmöjligheterna

Plats:

Definiera antalet gäster
Undersök och jämför olika platser (hotell, konferensanläggningar och restauranger osv.)
Jämför priser
Undersök alternativ för mat, dryck, tilltugg osv.
Kontrollera lokala storlekar och möjliga bordsuppställningar
Gå igenom alla faciliteter inkl. scen, bord till priser/premier, informationsdisk, omklädningsrum, lager och pressrum
Kontrollera tillgänglighet av audiovisuell utrustning och testa den
Undersök alternativ för dekoration av lokalen och borden
Kontrollera de områden där gästerna uppehåller sig på rasterna
Undersök transportmöjligheter till/från platsen och parkeringsmöjligheter
Om det är ett utomhusevenemang: Undersök alternativ i händelse av dåligt väder
Bestäm slutlig plats och bekräfta datum och priser
Utforma ett avtal som inkluderar alla detaljer

Program:

Utarbeta en detaljerad dagordning med tid för varje enskilt ämne
Hitta en värd som kan ge välkomsttal, introducera föreläsarna och hålla avslutningstalet
Planera raster och eventuell underhållning

Föreläsare/talare:

Gör en lista över potentiella talare – både internt och externt
Ta kontakt med potentiella talare för att diskutera ramar och villkor
Besluta vem som ska tala
Utforma och skriv under kontrakt
Fråga om de behöver särskild utrustning och beställ denna
Gör namnskyltar till föreläsarna. Använd eventuellt Averys utskrivbara namnskyltar – de kan snabbt och enkelt designas och skrivas ut på din egen skrivare
Förbered mallen till presentationen – i företagets design
Bestäm deadline för när föreläsarna ska skicka sina presentationer Samla alla presentationer och spara en extra kopia, till exempel på ett USB-minne
Ordna boende och hjälp med att arrangera pubverksamhet under evenemanget
Kom ihåg eventuella tackgåvor till föreläsarna

Inbjudningar:

Skapa en databas över alla adresser
Designa professionella adressetiketter med företagets logotyp. Det är lätt gjort med Avery® adressetiketter och tillhörande gratisprogramvara
Skriv ut och skicka inbjudningar
Gör uppföljningsbrev och planera uppringningar

Inbjudningarna bör innehålla:

Företagets logotyp
Evenemangets namn och annan branding av evenemanget
Start- och slutdatum samt tid
Plats med fullständig adress och vägbeskrivning inkl. parkering och offentliga transportmöjligheter
Dagordning med detaljer om föreläsare/talare
Eventuell klädkod
Pris för deltagande samt avbeställningsregler
Information om boende och måltider
Bokningsdetaljer med deadline
Kontakt vid frågor

Dokument till deltagarna:

Gör namnskyltar i företagets design som visar deltagarens namn, titel och företag. Dessa görs på några minuter med Avery namnskyltar och programvara
Förbered professionella och strukturerade dokument
Skriv ut presentationer, produktkataloger, deltagarlistor och utvärderingsformulär
Sätt det i en mapp eller pärm, använd Avery ryggetiketter för att skriva ut evenemangets namn och logotyp och sätt det på mappen eller pärmen
Skriv ut överskådliga register och flikar med Avery IndeksMaker™ eller Ready Index™ – Det hela designas och skrivs enkelt ut med Avery Design & Print
Köp eventuellt gåvor eller reklampresenter

Utrustning:

Se till att all utrustning finns tillgänglig, inkl. bärbar dator, projektor/skärm, ljudanläggning med fjärrkontroll, mikrofoner, internetanslutning osv.
Papper och skrivredskap till deltagarna
Flipcharts/Whiteboard